Un chatbot pour développer la culture du feedback : retour d’expérience de Partoo

Chez Partoo, l’intelligence artificielle ne se limite pas aux produits ou à la tech : elle s’invite aussi dans les pratiques RH, de façon simple, concrète et utile. L’équipe a mis en place un chatbot interne dédié au feedback, directement intégré à Slack, pour aider les collaborateurs à structurer leurs retours grâce à la méthode COIN.

Loin d’être un gadget, ce bot vient répondre à un besoin bien identifié : aider chacun à formuler des feedbacks de qualité, au bon moment, notamment lors des campagnes d’évaluation. Un exemple inspirant d’usage de l’IA au service du développement humain en entreprise, que nous raconte Clément Lemainque, People Experience Manager chez Partoo.

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Partoo : une culture IA bien ancrée

Chez Partoo, l’intelligence artificielle fait déjà partie du quotidien, à la fois dans les produits développés pour les clients et dans les usages internes. L’entreprise, scale-up française de 400 collaborateurs, a très tôt intégré des fonctionnalités d’IA dans ses outils : génération de réponses aux avis clients, suggestions automatisées à valider, etc. Cette familiarité technologique a naturellement favorisé une acculturation rapide à l’IA en interne.

Mais au-delà des outils, c’est aussi une culture d’apprentissage et d’expérimentation autour de l’IA qui s’est développée. L’un des co-CEO a lui-même conçu et animé une formation interne à l’intelligence artificielle générative, suivie par plusieurs centaines de collaborateurs. Ce format a ensuite été décliné en webinar, attirant des milliers d’inscrits.

Autre initiative : la création d’une communauté d’"AI Pioneers", avec un représentant par équipe. Leur mission : identifier et tester des cas d’usage concrets de l’IA dans leur périmètre métier. C’est dans cette dynamique que le chatbot RH dédié au feedback a vu le jour.

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Le constat de départ : maintenir une pratique qualitative du feedback

Chez Partoo, la culture du feedback s’appuie sur un cadre structuré : deux revues de performance par an, avec auto-évaluation, évaluation managériale, feedback entre pairs et retour vers les managers. Pour accompagner ces échanges, tous les collaborateurs ont été formés à la méthode COIN (Contexte, Observations, Impact, Next steps), une approche claire et structurante issue du monde de la tech.

Mais comme dans beaucoup d’organisations, l’enthousiasme post-formation tend à s’estomper avec le temps. Malgré les rappels réguliers et les ressources mises à disposition, la qualité et la fréquence des feedbacks peuvent diminuer au fil des mois, notamment lors des campagnes d’évaluation.

Juste après la formation, tout le monde est très content, tout le monde utilise, mais tout le monde ne fait pas forcément des feedbacks tout le temps. Et avec le temps, la pratique se perd un petit peu. Clément Lemainque

C’est pour répondre à ce besoin : aider les collaborateurs à passer à l’action au bon moment, que l’équipe RH a commencé à explorer des solutions concrètes et faciles d’accès, en s’appuyant sur les outils IA déjà utilisés dans l’entreprise.

Un chatbot pour guider la pratique du feedback

Pour répondre à ce besoin d’ancrage dans la durée, l’équipe RH de Partoo a conçu un outil simple et accessible : un chatbot basé sur la méthode COIN, intégré directement dans Slack. L’objectif ? Offrir un accompagnement à la demande pour aider les collaborateurs à structurer leurs feedbacks, qu’ils partent de zéro ou aient déjà rédigé une première version.

Le chatbot propose deux types d’usages :

• Il peut guider pas à pas un collaborateur qui souhaite rédiger un feedback mais ne sait pas par où commencer. Le bot pose alors une série de questions : Quel est le contexte ? Quels faits as-tu observés ? Quel a été l’impact ? Quelles sont les prochaines étapes ?
• Il peut aussi challenger un feedback déjà rédigé, en pointant les éventuels manques (formulation trop vague, absence de faits concrets, etc.) et en suggérant des améliorations pour plus de clarté et d’efficacité.

Techniquement, le chatbot a été conçu à partir de « My GPTs », une fonctionnalité de ChatGPT permettant de créer des bots personnalisés. Pour le rendre facilement accessible, il a été intégré à Slack via un outil développé en interne, inspiré de la solution Dust et construit sans code avec Bubble. Cette intégration garantit également l’anonymat et la confidentialité des échanges avec le bot, une condition indispensable pour que l’outil soit adopté en confiance.

Résultat : un assistant RH toujours disponible, au bon moment, pour faire vivre une pratique essentielle mais parfois mise de côté dans le quotidien.

Un déploiement agile, inspiré d’outils existants

Ce projet de chatbot n’a pas nécessité des mois de développement ni une équipe tech dédiée. L’un des atouts de cette initiative, c’est justement sa simplicité de mise en œuvre, grâce à des outils accessibles et une approche inspirée du no-code.

L’équipe s’est appuyée sur My GPTs, une fonctionnalité de ChatGPT permettant de créer des agents conversationnels personnalisés. Pour l’interface, un outil interne a été développé en s’inspirant de la solution Dust, conçue pour connecter des IA génératives à des environnements professionnels. L’intégration au quotidien s’est faite via Slack, l’outil de communication utilisé en interne chez Partoo, ce qui a permis une adoption fluide et naturelle par les équipes.

Pour les entreprises qui ne disposent pas des ressources pour développer une solution sur mesure, Clément souligne que d’autres options existent : utiliser directement les GPTs sur la plateforme ChatGPT, ou connecter un chatbot à des outils internes via des services comme Zapier. Il rappelle aussi que la création d’un GPT nécessite un compte payant sur ChatGPT, mais que son utilisation ensuite peut être ouverte à tous, ce qui en fait une solution peu coûteuse et facilement duplicable.

L’approche de Partoo montre qu’il est possible de prototyper rapidement une solution IA au service d’un enjeu RH, sans complexité excessive ni investissement lourd.

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Des résultats concrets et un usage bien identifié

Mis en place en amont de la revue de performance d’avril, le chatbot COIN a rapidement trouvé son public. Il a été utilisé 286 fois, essentiellement au moment-clé des évaluations, preuve de sa pertinence dans le parcours des collaborateurs.

Même si un autre chatbot dédié aux équipes commerciales a depuis pris la première place en volume d’utilisation, l’équipe RH reste confiante sur l’utilité du bot feedback, notamment à l’approche des prochaines campagnes. L’outil a su s’inscrire dans un usage concret, ponctuel mais régulier, et répond à un vrai besoin terrain : celui d’un coup de pouce, au bon moment, pour produire des feedbacks utiles, structurés et bien formulés.

Le retour d’expérience montre aussi qu’avec peu de moyens techniques, il est possible de créer des outils IA réellement utiles, à condition de partir d’un irritant bien identifié et d’en faire un levier d’action simple et accessible.