Réduire d’un tiers le nombre de ses mails

Trop de mails tuent le mail !

Certaines entreprises se posent aujourd’hui la question de supprimer les emails en interne, ce qui permet à la fois de remettre à sa vraie place la communication interne, et d’éviter la distraction et l’éparpillement déclenchés par chaque ouverture de notre messagerie. Supprimer totalement les emails en interne peut paraître extrême, mais il est au minimum utile de mettre fin à certains usages intempestifs de l’email…  

L’email n’est PAS le bon média pour la prise de décision

Si vous envoyez un email à 8 personnes, il s’ensuit des questions, des réponses, des avis différents et des explications complémentaires : 1 mail envoyé à 8 personnes = 10 mails reçus au minimum… 

Pour une prise de décision rapide et efficace qui concerne plusieurs personnes, il est préférable d’organiser une courte réunion de 15 à 30 minutes, comme un « stand-up meeting » consistant à se réunir brièvement en restant debout (d’où son nom), autour d’une problématique à traiter rapidement, ou une visioconférence (skype, hangout…) qui permet de communiquer efficacement avec des personnes distantes physiquement.

L’email n’est PAS le bon média pour les urgences

L’email n’est pas un outil synchrone : il sera lu à des moments différents par les destinataires, en fonction de leurs disponibilités. Il semble donc difficile de gérer une urgence, demandant une réponse immédiate, sauf à exiger de ses collaborateurs une lecture dès réception et au fil de l’eau : l’email constitue alors une source d’interruption permanente, très nocive à la productivité. 

Comme outil de travail synchrone, certaines entreprises disposent d’un chat en ligne, mais les urgences (les vraies, celles qui ne peuvent pas attendre 2 heures pour être traitées) méritent un appel téléphonique ou une réunion.

L’email n’est PAS le bon média pour les règlements de compte ou pour « se couvrir »

C’est pourtant un usage répandu : des messages écrits en majuscule, et en caractères gras (et même parfois en rouge ! ). En cas de conflit, on est capable d’écrire des choses que l’on ne se dirait pas en face, et lorsque la liste des destinataires en copie est longue, cela peut avoir des conséquences désastreuses sur les relations de travail. 

Autant se dire les choses désagréables en tête à tête et sans témoin. L’email ne sert pas non plus à se décharger ou se défausser (“je lui ai fait un mail, maintenant c’est lui qui gère…”, ou “elle est en copie, elle ne pourra pas dire qu’elle n’était pas au courant !”). L’email sert seulement et bien modestement à transmettre des informations, à passer le relais dans le cadre du fonctionnement normal et quotidien de l’entreprise.

Ce n’est malheureusement pas la solution aux problèmes complexes, pour lesquels il n’y a encore rien de mieux que de discuter “pour de vrai” !  

Réduisons drastiquement le nombre d’emails !

Nous n’enverrons donc plus d’email pour prendre une décision, traiter une urgence ou régler ses comptes. Comment réduire davantage la quantité d’emails ? 

D’abord : la chasse au spam. Pendant une semaine à raison de 10 minutes chaque matin, il est très simple de se désabonner des publicités, des newsletters que vous ne lisez jamais, ou celles qui vous distraient de vos activités essentielles…

Ensuite, pour limiter les messages reçus, il suffit tout simplement de limiter les envois, d’où moins de réponses… Ainsi, sélectionnez bien les destinataires de vos messages, notamment les personnes « en copie ». Il n’est pas utile de répondre systématiquement à tous les destinataires du mails précédent (fonction « répondre à tous »), si seulement l’un d’entre eux est concerné.

Enfin, une tendance à la mode consiste à répondre systématiquement à tous les messages “bien reçu”, “merci”, “OK”, “A+”, “;-)”. Le nombre de mails est multiplié et pollue les boîtes de réception en se mélangeant aux « vrais » messages. Même si cette pratique reste très sympathique, elle ne rend pas le travail plus efficace.

A faire cette semaine !

1. Chasser les spams à raison de 10 minutes chaque matin
2. Limiter le nombre d’emails envoyés, et pour chaque mail, le nombre de destinataires
3. Éviter de polluer la boîte mail des collègues en n’accusant pas systématiquement réception de tous les messages
4. Diffuser largement cet article pour que nos collègues évitent eux-aussi de polluer nos boîtes de réception ;-)

Alors, combien de messages en moins ? La semaine prochaine : gagner au moins 1 heure par semaine dans la gestion des ses emails.