Rédiger un cahier des charges de formation : guide complet et modèle téléchargeable

Vous cherchez à structurer efficacement un projet de formation et garantir des résultats concrets ? Le cahier des charges est votre meilleur allié. Le cahier des charges de formation est un document stratégique pour piloter efficacement un projet de formation. Qu’il s’agisse d’un plan de montée en compétences ou de déploiement d’une formation en interne, ce document joue un rôle clé dans la définition des besoins, des objectifs et des contraintes. 

Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction d’un cahier des charges de formation, étape par étape et téléchargez gratuitement notre modèle pour vous faciliter la tâche.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de formation ?

Un cahier des charges de formation est un document qui formalise les besoins d’une entreprise en matière de formation. Il sert à cadrer un projet de manière claire, afin de permettre aux prestataires consultés de proposer des solutions adaptées. Contrairement à un cahier des charges généraliste, celui dédié à la formation met l’accent sur les objectifs pédagogiques, les publics cibles, les modalités d’apprentissage et les résultats attendus.

Par exemple, si vous souhaitez former vos managers au leadership dans un contexte de transformation digitale, le cahier des charges de formation spécifiera les compétences à développer, les formats envisagés (e-learning, présentiel, blended), ainsi que les indicateurs permettant de mesurer l’impact de la formation.

Pourquoi rédiger un cahier des charges de formation ?

Le cahier des charges de formation permet de structurer vos projets et de garantir leur réussite. En premier lieu, il aide à clarifier les attentes de votre entreprise. Quels sont les besoins de vos équipes ? Quels résultats attendez-vous ? En répondant à ces questions, vous évitez les imprécisions et les malentendus.

Ce document facilite également la sélection des prestataires de formation. Il leur offre un cadre précis pour répondre au mieux à votre appel d’offres, ce qui simplifie la comparaison entre les différentes propositions. De plus, il garantit un meilleur suivi du projet, en fixant des repères clairs sur les livrables et les délais. Un cahier des charges bien conçu est un outil précieux pour mesurer l’efficacité de la formation, en identifiant des critères d’évaluation dès le départ.

Chez Unow, nous avons constaté que des cahiers des charges bien rédigés permettent d’aligner les objectifs pédagogiques avec les solutions que nous proposons.

Comment rédiger un cahier des charges de formation efficace ?

Rédiger un cahier des charges de formation demande une réflexion approfondie et une méthodologie précise. La première étape consiste à identifier les besoins en formation. Quels sont les écarts de compétences actuels au sein de vos équipes ? Quels sont les enjeux stratégiques de votre entreprise qui nécessitent un accompagnement spécifique ?

Une fois ces besoins identifiés, il est important de les traduire en objectifs pédagogiques clairs. Par exemple, plutôt que de simplement indiquer « former les salariés au management », vous pouvez préciser : « Développer les compétences en gestion d’équipe et en résolution de conflits pour les managers de proximité ».

Vous devez également définir les modalités de formation. Préférez-vous une formation en présentiel, à distance ou un format hybride ? Quels outils pédagogiques (vidéos, quizz interactifs, études de cas) seront les plus adaptés à vos cibles ? Enfin, soyez précis sur les délais, les budgets et les contraintes organisationnelles pour permettre aux prestataires de proposer des solutions réalistes.

Quand rédiger un cahier des charges de formation ?

Une fois l’importance du cahier des charges bien comprise, reste à savoir à quel moment l’élaborer pour maximiser son efficacité.
Le cahier des charges de formation doit être rédigé dès que vous identifiez un besoin de formation spécifique dans votre organisation. Plus il est rédigé tôt, mieux vous pourrez anticiper les éventuelles contraintes et aligner les parties prenantes. Par exemple, si vous prévoyez de déployer une formation au premier trimestre, commencez la rédaction du cahier des charges au moins trois mois à l’avance.

Ce document est particulièrement utile dans le cadre d’appels d’offres ou de consultations de plusieurs prestataires. En rédigeant un cahier des charges précis, vous leur permettez de mieux comprendre vos besoins et de proposer des solutions adaptées.

Les 7 étapes clés pour un cahier des charges de formation réussi

1. Présentation du contexte

Commencez par décrire votre organisation, ses activités principales, ses priorités stratégiques et les enjeux liés à vos objectifs, tels qu’une transformation digitale ou l’acquisition de compétences face aux évolutions du secteur.

2. Objectifs de la formation

Identifiez les compétences et savoir-faire que la formation doit transmettre. Précisez également les résultats attendus, comme une amélioration des pratiques et les indicateurs qui permettront de mesurer l’impact.

3. Description des besoins en formation

Détaillez les thématiques à aborder, la durée idéale de la formation, et les formats pédagogiques adaptés. Par exemple, vous pouvez indiquer si vous préférez une alternance entre théorie et pratique, ou une approche purement immersive avec des exemples.

4. Critères de sélection des prestataires

Définissez les éléments clés sur lesquels vous évaluerez les propositions. Cela inclut l’expérience des prestataires dans des projets similaires, l’expertise des formateurs, la qualité des méthodes pédagogiques proposées et leur capacité à adapter la formation aux besoins spécifiques de votre entreprise.

5. Conditions contractuelles : budget, agenda, clauses…

Mentionnez les contraintes budgétaires, les calendriers prévisionnels, et les clauses spécifiques comme la confidentialité ou les modalités de paiement.

6. Comment guider les prestataires dans leur soumission d’offres

Décrivez précisément comment les prestataires doivent soumettre leurs propositions. Indiquez le format des documents attendus et précisez les échéances pour la réception des offres. Ajoutez également les coordonnées des personnes de référence à contacter pour toute question ou clarification.

7. Évaluation et sélection des prestataires

Détaillez le processus d’évaluation des offres pour garantir une sélection transparente. Expliquez comment les propositions seront analysées, par exemple à l’aide d’une grille de notation basée sur les critères définis. Mentionnez la composition du comité de sélection, les rôles de ses membres, et indiquez la date prévue pour l’annonce des résultats.

Téléchargez votre modèle de cahier des charges de formation

Pour vous aider dans cette démarche, nous avons conçu un modèle de cahier des charges de formation prêt à l’emploi. Ce template, facile à personnaliser, inclut toutes les sections nécessaires pour structurer vos projets. Il est conçu pour vous faire gagner du temps tout en vous guidant pas à pas.

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