Comment gérer le pilotage multi-projets ?

Dans cette vidéo, nous allons voir comment nous pouvons, en mode multiprojets, mettre sous contrôle les coûts, les délais et la qualité de chacun des projets.

Extrait de la vidéo de formation : MOOC Gestion de projet – Perfectionnement

Le pilotage multiprojets

Le pilotage d’un projet consiste à évaluer la performance du projet en comparant ce qui est physiquement réalisé à ce qui était prévu dans le référentiel établi lors de la phase de préparation. Le chef de projet et son équipe sont ainsi à même d’analyser les écarts, de comprendre des tendances et de proposer, éventuellement des actions correctrices pour revenir ou se rapprocher du référentiel.

En mode multiprojets, il en va de même. On analysera ainsi l’évolution des livrables, du budget, du planning et des risques de chacun des projets afin d’en comprendre la santé. Mais on devra également être capable de présenter de manière synthétique le bilan de santé de l’ensemble des projets, afin de communiquer sur une performance plus globale.

Cette capacité du chef de projet de zoomer/dezoomer pour aller chercher le juste niveau de détails est une qualité primordiale.

Pilotage et tableaux de bord

Pour les tableaux de bord, il faut être clair et synthétique. Je préconise souvent aux chefs de projets de se rapprocher le plus tôt possible de leurs parties prenantes clés, à minima le commanditaire du projet, le comité de pilotage et l’équipe projet.

L’objectif est de convenir avec eux du bon niveau de communication à mettre en place. Le jeu de questions à leur poser est très simple : de quelles informations avez-vous besoin ? Sous quelle forme et à quelle fréquence ?

Ainsi, on peut facilement mettre en place des masques de tableaux de bords adaptés – qui pourront bien sûr évoluer au cours du projet – et répartir les rôles et responsabilités de chacun dans cette communication.

Il faudra pour chaque projet récolter les données, les analyser, les interpréter et les présenter. Elles aideront aussi bien sûr à piloter et à corriger si besoin.

Quelles sont les données à intégrer dans la tableau de bord ?

Les données concernées sont les suivantes : 

• Coûts : l’argent réellement dépensé est-il conforme à ce qui était prévu ?
• Délais : sommes-nous conformes à notre planning prévisionnel ? en avance ? en retard ?
• Qualité : le projet produit-il les livrables comme prévu en termes de performance ?
• Risques : comment gère-t’on les risques ?
• Ambiance : quel est le niveau de pression que je mets sur mes équipes ?

COÛTS – DELAIS – QUALITE – RISQUES – AMBIANCE

Ce dernier critère peut vous paraître étonnant, mais le chef de projet devrait être en permanence sensible au niveau de stress de ses équipes. Il saura ainsi quand mettre un peu de pression et quand, au contraire, la relâcher pour faire en sorte d’être toujours au meilleur niveau d’énergie.

Concrètement, je demande à mes équipiers de coller anonymement des gommettes rouges, oranges ou vertes sur leur ressenti de la période écoulée.

Enfin, vous pouvez ajouter des critères spécifiques aux enjeux de chaque projet si nécessaire. Par exemple, pour un projet de déploiement de logiciel, le taux de déploiement, le nombre de bugs détectés ou la disponibilité de ressources clés.

Vous pouvez bien sûr déléguer certaines tâches et /ou responsabiliser vos équipiers dans la fourniture régulière des données nécessaires à l’évaluation du projet.

Ce qu’il faut retenir

Pour reporter de manière efficace l’avancement de vos projets à vos parties prenantes, vous pourrez donc proposer deux types de tableau de bord. Un pour chaque projet qui reprend toutes les informations dont souhaitent être informées vos parties prenantes et un tableau de bord multiprojets de synthèse qui reprendra la situation de chacun des projets sur un document unique afin de pouvoir piloter le tout d’un seul coup d’oeil.