« Il faut 9 mois pour implanter des outils collaboratifs en entreprise…  »

La révolution digitale entraîne dans les entreprises de nouveaux usages en lien avec le web. Mieux s’informer, mieux collaborer, davantage échanger, en s’appuyant sur les outils numériques est désormais possible pour tous les salariés. Et de nombreuses organisations proposent à leurs collaborateurs des logiciels pour communiquer et travailler ensemble… Tour d’horizon des conditions de développement d’une culture collaborative avec Gaëlle Roudaut, du cabinet Arctus Conseil. 

De l’intranet collaboratif au réseau social d’entreprise, en passant par les outils libres comme Trello ou Doodle, le marché du collaboratif est en plein essor avec de nouveaux acteurs et de nouvelles solutions qui apparaissent et qui sont déployées dans les organisations. Parmi les plus récentes et non moins médiatiques, Workplace, le réseau social d’entreprise de Facebook côtoie des solutions plus établies comme Microsoft avec SharePoint et Yammer, ou encore le challenger Google et sa suite. En parallèle, certains salariés s’organisent sans attendre la direction informatique et testent des outils qu’ils utilisent aussi parfois dans leurs usages privés (Trello, Dropbox, Doodle, Skype, …). L’usage du mobile est également un facteur accélérateur : plus de 30% des entreprises permettent à leurs collaborateurs d’utiliser les outils collaboratifs de l’entreprise sur leurs smartphone personnel, selon l’Observatoire e-transformation & intranet d’Arctus…

Un changement qui nécessite d’être accompagné

Cependant, quand les outils sont déployés sans accompagnement des collaborateurs et des managers dans les nouveaux usages, très souvent, ces nouveaux dispositifs restent inutilisés et ne libèrent pas leur potentiel collaboratif. Comment se repérer parmi les outils disponibles et en connaître les finalités, comprendre les usages d’un blog, d’un wiki, d’un forum, du microblogging, notamment dans le cadre de la gestion de projet, du management d’équipe, de l’animation d’un réseau de collègues, savoir utiliser un moteur de recherche… Autant de questions auxquelles les entreprises ne prennent pas toujours le temps de répondre, pensant que l’implémentation d’un outil moderne va suffire à développer des usages collaboratifs comme par magie.

Comptez 9 mois pour changer des habitudes

Mais le changement d’habitude de travail demande du temps et de l’accompagnement : on estime entre 9 mois et un an le temps nécessaire pour qu’un espace collaboratif trouve sa vitesse de croisière, que les personnes y participant osent s’y exprimer et prennent l’habitude d’y venir consulter ou déposer du contenu. Ainsi, les actions de conduite du changement devront valoriser les bénéfices des usages collaboratifs pour toutes les fonctions de l’entreprise, encourager à se libérer du mail qui occupe 30% de nos journées de travail et échanger autrement. En complément, la culture collaborative pourra s’épanouir dans un cadre réglementé, une gouvernance claire et connue de tous, et sous l’impulsion de personnes motivées, formées notamment à l’animation de communautés.

Conduite du changement, gouvernance, temps et ressources dédiées… C’est un effort important pour les organisations mais il en vaut la peine ! Les entreprises ont en effet tout intérêt à favoriser le déploiement d’usages efficaces avec les outils collaboratifs. Gage de plus de productivité et de performance dans les échanges, ces dispositifs numériques qui bouleversent les façons de travailler et de communiquer, apportent également à nos organisations plus de transversalité et facilitent l’intelligence collective, la capitalisation des connaissances et l’innovation.