Gestion du temps : comment faire du digital un allié !

Le digital a investi progressivement notre vie de bureau. Nous ne recevons plus beaucoup de courrier, mais une centaine d’emails par jour, qui portent parfois la mention « Urgent, » alors que nous avions prévu de consacrer la matinée à avancer sur un dossier important, mais chronophage. Toutes nos journées sont faites d’arbitrages. La gestion du temps est devenue une compétence clé ! Et bonne nouvelle, elle s’apprend.

Gestion du temps et digital : les 3 points noirs

L’immédiateté

C’est tout simple d’envoyer un email. Tellement simple, que les cadres en reçoivent des centaines par jour. Certains portent même la rassurante mention “URGENT” avec l’objet en majuscules. Au point que la lecture des mails et leur traitement est devenu l’une de leurs activités quotidiennes principales, aux dépens de toutes les autres. Une étude menée par Adobe auprès de 1600 de ses cadres aux Etats-Unis et en Europe et publiée en août 2015 démontrait qu’ils passaient 6 heures par jour en moyenne sur leurs mails. Ils le font avant même de sortir de leur lit. Et 50% d’entre eux les consultent même pendant les vacances ! 

► Pourquoi il ne faut pas lire ses mails dès qu’on arrive au bureau

L’interactivité

Autrefois, seul le téléphone pouvait vous interrompre dans vos tâches quotidiennes et encore, vous pouviez le débrancher pour ne pas être dérangé. Aujourd’hui, le chat, les conversations sur slack, Facebook, twitter, Linkedin, les commentaires sur votre blog, les notifications qui apparaissent sur votre téléphone… Les occasions de se détacher de la tâche que l’on était en train d’accomplir sont nombreuses. Et dans ces cas-là, soit la sollicitation est urgente, auquel cas on quitte complètement ce qu’on était en train de faire pour y revenir plus tard, soit elle ne l’est pas, mais nous aura fait perdre du temps. Dans tous les cas, à la fin de la journée, on ne sera pas à jour.

L’infobésité

Vous avez mis en place une veille pour vous tenir informé et à la pointe des innovations dans votre secteur. Un agrégateur de flux RSS, des groupes sur linkedin, twitter, Facebook, des inscriptions à des newsletters. Sans parler de vos magazines, journaux et blogs préférés dont vous scrutez les dernières publications et des sites d’informations généralistes pour se tenir informés. Vous vous êtes même peut-être inscrit à un MOOC pour acquérir des nouvelles compétences. C’est bien ! Mais vous n’arrivez pas à suivre le rythme. Cette newsletter passionnante par exemple, est restée non lue pendant un mois. Résultat : c’est 1 mail non lu de plus dans votre boîte mail, donc du stress et la culpabilité de ne pas être à jour dans ses lectures.

 Des solutions digitales très simples peuvent vous faire gagner beaucoup de temps !

Bonne nouvelle ! On peut se soigner

Si le digital a plutôt tendance à nous faire perdre du temps quand on ne le maîtrise pas, des outils et des méthodes existent pour reprendre le contrôle et maintenir sa productivité.

Prioriser ses tâches

Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur du Nouvel art du Temps, analyse notre comportement en listant 6 mauvaises habitudes. Selon lui, nous faisons :

• "ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît ;
• ce qui va vite avant ce qui prend longtemps ;
• ce qui est facile avant ce qui est difficile ;
• ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous ;
• ce qui est urgent avant ce qui est important ;
• ce que d’autres nous demandent avant ce que nous avons choisi."

Bien identifier ces mauvais réflexes permet de mieux lutter contre eux, pour retrouver la maîtrise de son temps. Une fois ses tâches priorisées, des méthodes comme Pomodoro, qui permet d’assigner à chaque tâche planifiée un temps déterminé sont très efficaces. A tester ! 

Utiliser les outils collaboratifs

De nombreux outils digitaux permettent aujourd’hui de gagner beaucoup de temps en épargnant notamment un temps précieux passé en réunions ou aller-retours pour corriger des documents.
Trello par exemple, permet d’organiser le travail en équipe, d’assigner des tâches à ses collaborateurs et de les synchroniser avec son agenda.
Google docs : la suite Google permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un document. Évitant ainsi de se perdre en réunions, coups de téléphones et pertes d’informations.

Suivre le MOOC Gestion du temps à l’ère du digital

Ce MOOC vous prendra 8 heures de votre temps. Certes. Mais il vous proposera des méthodes applicables directement dans votre travail pour sortir de l’urgence et éviter le stress.

La formation se découpe en 4 modules :

• Module 1 : Comprendre ce qui améliore ou perturbe votre efficacité
• Module 2 : Agir sur son environnement pour améliorer sa concentration
• Module 3 : Vider son esprit pour être efficace
• Module 4 : Comprendre le caractère social du temps
• Module complémentaire (bonus) : L’impact du digital sur les entreprises : nouvelles logiques et nouveaux modes de travail

Julien Bouret, coach et formateur spécialisé en techniques méditatives et en bien-être professionnel, a conçu cette formation. Il est créateur de la Méthode présent, une méthode de bien-être professionnel qui s’inspire de diverses traditions méditatives, de l’ostéopathie et des dernières découvertes neuroscientifiques.