Quel est l’intérêt d’un cahier des charges pour un Responsable Formation ?

Lorsqu’on débute un nouveau projet de Digital Learning, la notion de cahier des charges peut faire peur. Généralement, toutes les actions administratives à effectuer sont envisagées, avant même de se lancer dans la rédaction. On pourrait croire qu’il est contre-intuitif à l’heure des méthodes agiles et de cette volonté des entreprises d’aller plus vite dans la conduite de projet.

Mais au contraire ! C’est en commençant par un cahier des charges clair, qu’un bon projet de Digital Learning peut être conduit de la meilleure des manières, en y intégrant l’ensemble des parties prenantes. 

Lors de l’un de nos webinars animé par Philippe Lacroix, fondateur d’IL&DI, et accompagné de Gaël Dizet, fondateur de DG LEARN et ex-Digital Learning Manager chez SFR, nous nous sommes questionnés sur plusieurs points :

• Pourquoi le cahier des charges est-il un support indispensable à la bonne exécution d’un projet ?
• Comment peut-il être un support de communication efficace pour le Responsable de Formation ?

Le cahier des charges, garde-fou du projet

Le cahier des charges ne vous enfermera jamais dans la bonne conduite de votre projet. Il faut le voir comme un moyen d’établir un plan d’action clair, afin de vérifier que votre solution est adaptée à la problématique de l’entreprise.

Cadrer pour mieux cerner le besoin 

Avoir un cadre vous permettra d’éviter notamment les dérives, en terme de coût et de délais. C’est une garantie sur la qualité de la formation qui sera délivrée. Ce document doit être un support pour se remettre en question avant même d’avoir démarré votre projet de Digital Learning. Cette nouvelle formation correspond-elle aux attentes des commanditaires ? S’inscrit-elle dans le cadre d’un plan de formation global pour mes collaborateurs ? Est-ce la bonne méthode pour former les équipe sur une problématique précise ? 

Le cahier des charges est le fil rouge de votre projet. Il vous permet de vous poser un maximum de questions en amont, pour anticiper les éventuels challenges à venir ! Le contenu doit être structuré, les méthodes expliquées et les questions techniques abordées. Ce travail de réflexion vous aidera à y voir plus clair sur le chemin à emprunter. Vous communiquerez ainsi sur votre vision du projet. 

Reste une question à se poser : Lorsque je finis de constituer mon cahier des charges, la version est-elle définitive ? Dois-je m’y tenir à tout prix ? 

De la contrainte naît la créativité 

Le cahier des charges, bien que cadré, doit rester un outil flexible. Il donne la direction dans laquelle aller. C’est une version théorique de la bonne conduite du projet. L’application opérationnelle pourra évoluer. 

Ce support à la discussion permet d’écouter et d’entendre l’ensemble des parties prenantes. Chacun a son expertise et sa vision sur son rôle au sein d’un projet de Digital Learning. Sans support écrit, les discussions et autres réunions pourraient durer des jours entiers. Et vous ne voulez pas ça ! Votre envie est d’aller vite, d’être concret tout en ayant un impact sur le quotidien de vos collaborateurs.

Einstein disait cette phrase très vraie : “En théorie, il n’y a pas de différence entre la pratique et la théorie. En pratique si.” Il est évident que pour certains projets, à court-terme et avec des budgets clairs, on ne pourra s’éloigner du cahier des charges fixé qu’en de rares exceptions. Lors de notre webinar, Philippe Lacroix expliquait qu’avoir un cadre permet d’en sortir plus facilement.

Apprendre à être agile

Il est important de pouvoir s’adapter, s’ajuster et être agile pour progresser. Rappelons-nous que le cahier des charges est une vision et non scénario rigide devant être respecté à la lettre, à l’image d’un texte de théâtre. Je n’ai rien contre le théâtre, rassurez-vous.  Le digital est une discipline encore jeune, qui évolue très vite. Des technologies impensables il y a quelques années sont  déployées au secteur de la formation. Je pense notamment à la réalité virtuelle. Certaines problématiques ou évolutions ne peuvent pas être prévisibles dans un cahier des charges rédigé quelques mois avant la délivrabilité de la formation. En revanche, ce qui doit être rigoureux et structuré est la réflexion de départ. Pourquoi choisit-on de construire ce projet de Digital Learning ? Pour quels objectifs ? Quelles cibles ? Dans quels délais ? Avec quel budget ? S’imposer un cadre de départ vous permettra ensuite d’être plus libre et créatif à l’intérieur même de ce cadre, tout en ajustant en temps réel le dispositif de formation.  Florence P., une participante au webinar résume bien l’idée que je viens d’aborder : 

“il y a deux cahiers des charges. Celui à respecter pour structurer. Un autre à ne pas respecter pour inventer. Le succès du projet arrive à la croisée de ces deux supports.”

Comment communiquer efficacement grâce au cahier des charges ? 

Lorsqu’on vous demande de réfléchir à un nouveau projet de Digital Learning, le cahier des charges n’est pas seulement réservé à vos commanditaires. Ce doit être le point de rencontre entre toutes les parties prenantes : collaborateurs, participants, sponsors et prestataires.  En plus de structurer votre pensée, c’est un formidable outil de communication en interne. Avec un bon support, validé par l’ensemble des parties, il est bien plus facile d’accompagner vos collaborateurs au changement dans leur approche de la formation. 

La communication interne : facteur de réussite

Une bonne communication sur votre projet vous assurera un soutien tout au long des actions nécessaires à sa mise en place. C’est donc un gage de réussite qu’il ne faut surtout pas négocier. Le premier jalon est alors le cahier des charges dans une version synthétisée et facilement communicable, par exemple. Si vous pensez votre programme de formation, seul derrière votre bureau, cela ne fonctionnera pas. Le cahier des charges est également un outil pour échanger avec l’ensemble des acteurs du projet : du commanditaire à l’apprenant en passant par les départements marketing et communication de votre entreprise. 

La discussion et l’échange vous permettent d’aborder les sujets de manière plus sereine, sans imposer vos réflexions. La contrainte est contre-productive, chacun doit donc se sentir écouté et compris, selon son périmètre d’action. Seriez-vous motivé si l’on vous présentait un projet de Digital Learning, pour lequel personne ne vous a sollicité, alors que vous êtes la première personne concernée ? 

Rédiger un cahier des charges est une bonne façon d’inclure, dès le début,  tous vos collaborateurs au projet. Votre rôle est de raconter une histoire, celle que vous allez écrire ensemble sur de nouveaux projets de formations digitales. Communiquer permet de créer de l’engagement et de la motivation. 

L’importance de faire passer les bons messages, au bon moment

Communiquer sur un projet doit s’anticiper, avant même de le démarrer. Comment donner envie à vos collaborateurs et prestataires de travailler sur ce nouveau projet ? C’est la question centrale qui doit nourrir votre plan d’action de communication interne. Comment communiquer ? Quels messages faire passer ? Dans quel contexte ? À quel moment ? 

La rédaction du cahier des charges vous aide à répondre à ces questions. Et, si vous n’avez pas les réponses, posez ces questions, afin de vous trouver des alliés au sein de l’entreprise. C’est un jeu politique dont il ne faut pas avoir honte. Échanger avec d’autres Responsables de Formations, confrontés eux-aussi aux mêmes challenges que vous, peut aussi vous permettre de trouver des réponses à vos questionnements. Une simple recherche LinkedIn vous permet de rentrer en contact avec la plupart d’entre eux. 

Ce qu’il faut retenir
Le cahier des charges va plus loin que le simple fait d’écrire à quoi ressemblera le prochain projet de Digital Learning. Il vous permettra de :
– Cadrer votre réflexion sur la problématique à résoudre
– Échanger plus facilement avec les parties prenantes en ayant un bon support
– Communiquer en amont pour trouver des allés et des sponsors au sein même de votre entreprise
– Fixer un cadre pour le projet et anticiper les challenges à surmonter
Votre cahier des charges est une version plus ou moins idéalisée de votre programme de Digital Learning. Ce n’est pas encore la réalité. La réalité est ce que vous allez véritablement créer. C’est en ayant une vision de départ claire et structurée que vous pourrez faire preuve d’agilité et de créativité, grâce à une approche pertinente. Êtes-vous prêt à vous lancer ?