Pourquoi et comment les entreprises forment leurs salariés à distance ?

2020 restera une année exceptionnelle à bien des égards, y compris dans le domaine de la formation et des compétences. Les changements qui se sont produits dans ce domaine sont les plus conséquents et les plus rapides depuis plus de 20 ans ! Mais quels sont ceux qui ont vocation à durer et dans quelles proportions ?

La formation professionnelle a été mise à l’épreuve du distanciel avec la crise sanitaire et aujourd’hui, ce n’est plus un secret ou une rumeur, il est stratégique d’intégrer de manière pérenne ces formations 100% à distance dans le plan de développement des compétences des entreprises. C’est d’ailleurs l’avis de 93% des répondants de notre dernière enquête Unow*, comme le montrent les chiffres ci-dessous.

Rappelons qu’en 2018, environ 6% des formations seulement étaient délivrées en 100% digital ! Découvrons maintenant les enjeux qui motivent cette montée en puissance de la formation à distance.

Les enjeux prioritaires de la formation à distance 

Si la formation à distance prend une place inédite, ses enjeux ne sont pas liés uniquement à la crise sanitaire et économique.

Se former à son rythme 

C’est une des plus-values évidentes de la formation à distance. Cet atout est souvent associé aux notions de flexibilité et de souplesse. Le participant, placé comme acteur central du dispositif pédagogique, peut choisir les moments qu’il consacre à l’acquisition de nouvelles compétences. Attention toutefois à s’assurer de l’autonomie réelle des apprenants ainsi qu’aux conditions de son exercice dans l’environnement professionnel comme personnel (charge de travail, matériel technique, espace adapté, etc).

À noter que si la flexibilité temporelle est un atout pour mieux intégrer la formation dans le quotidien des équipes, la flexibilité géographique devient plus importante qu’auparavant. En rendant la formation plus accessible, cette flexibilité permet aussi de se former sur des temps qui n’étaient pas envisageables autrefois (pendant un trajet en train, à son domicile, pendant un voyage, etc).

Aider à la transformation digitale de l’entreprise

La formation est un des secteurs fortement impactés par la transition numérique. Bien préparée, elle peut à cet égard être un service moteur dans l’entreprise et incarner l’exemple. Plus généralement, la formation reste la pierre angulaire pour répondre à cette problématique plus large qu’est la transformation digitale des organisations. Mellting, 2015

Ce qui était déjà vrai il y a six ans l’est d’autant plus aujourd’hui. La formation digitale est considérée par les fonctions RH comme une solution répondant aux enjeux de transformation digitale.

Ainsi, on vise à « faire du secteur de la formation le fer de lance de la numérisation de l’entreprise » (Boboc & Metzger, 2018). Le rôle de la formation est alors, d’une part, d’accompagner les orientations stratégiques visant à la transformation digitale des organisations et, d’autre part, de l’incarner en y contribuant directement par sa propre digitalisation. Comme le soulignent les deux sociologues dans leur étude de cas d’une grande multinationale, ceci implique en premier lieu de former les acteurs de la formation (formateurs, ingénieurs pédagogiques, concepteurs, responsables de formation, etc.) pour qu’ils développent leurs propres compétences et expertises vis-à-vis des outils numériques utilisés en formation en vue de proposer, dans un second temps, une offre de formation digitalisée et adaptée aux enjeux de développement des compétences liés à la transformation digitale.

Réduire les coûts

Cet enjeu ressort souvent dans nos études, et il est important de bien l’analyser. La réduction des coûts peut se faire à plusieurs endroits : 

• la réduction des coûts logistiques de la formation (déplacements, hébergements, salle de formation, temps mobilisé) ; 

• la réduction des coûts liés à l’industrialisation de la production et de la diffusion (un module de formation en ligne peut être suivi par un nombre potentiellement illimité de personnes) ; 

• la réduction des coûts pédagogiques pour des formations déjà créées par des prestataires (internes ou externes) facilement amortissables et donc souvent moins chères. 

Sur la question des coûts, il faut cependant être vigilant. La tendance étant de réintégrer l’humain dans la formation digitale, il ne faut pas réduire une formation en ligne aux simples coûts de création et d’hébergement. L’accompagnement par un formateur, qui est indispensable pour permettre une réelle montée en compétence, pour favoriser l’engagement et pour maintenir la motivation, doit aussi être intégré dans les coûts. Attention également, les formations en ligne sur mesure coûtent plutôt cher, et nécessitent donc un nombre important de participants pour amortir l’investissement. Dans notre sondage, la réduction des coûts arrive en troisième position, c’est un enjeu important pour les services formation confrontés à la crise économique et à une forte sollicitation de la formation en entreprise.

Optimiser l’efficacité des formations

Cet enjeu arrive en 4ème position dans notre dernier sondage et cela nous a beaucoup surpris. C’est une opinion qui reste encore minoritaire dans notre échantillon et dont on espère qu’elle évoluera. La formation à distance ainsi que les nouvelles modalités de formation offrent des possibilités souvent inégalées par la « norme » du stage de formation de deux ou trois jours en présentiel. Sur un plan pédagogique, la formation à distance permet de nombreuses situations favorisant le développement des compétences des participants : 

• étaler l’apprentissage dans le temps ; 

• permettre d’apprendre à son rythme ; 

• pouvoir mettre en pratique à tout moment et favoriser l’expérimentation ; 

• pourvoir mettre en pratique en situation de travail ;

• avoir des boucles de feedbacks après les mises en pratique (fictives ou réelles) ; 

• pouvoir mesurer avant, pendant et après la formation l’évolution des comportements et des compétences de chaque apprenant ;

• etc.

Mais la réflexion même de l’efficacité dans le champ de la formation professionnelle reste un sujet épineux. L’efficacité recouvre en effet des réalités bien différentes selon les points de vue retenus (participant, responsable formation, formateur, entreprise, etc.). Elle implique une formalisation des objectifs à atteindre dès le début du projet, des indicateurs d’évaluation et une évaluation. 

De notre point de vue, ce devrait être le premier enjeu pour recourir aux formations distancielles. Cela rejoindrait une problématique dont beaucoup de DRH nous font part : pouvoir enfin mesurer le ROI (retour sur investissement) de la formation.

L’efficacité de la formation ne remonte pas encore parmi les principaux enjeux perçus par les responsables formation. Pourtant, le digital permet à la fois de renforcer cette efficacité et d’évaluer objectivement l’impact de la formation. Il faut s’en saisir ! Eléonore Vrillon, Responsable R&D, Unow

L’évolution des tendances : dispositifs et modalités de formation

La modalité dominante selon notre dernière étude sera désormais le blended learning*.

*Blended learning : On parle aussi de formation mixte, cela désigne les dispositifs de formation articulant du présentiel et du distanciel au sein d’un même parcours pédagogique.

Cette modalité a régulièrement du succès dans les baromètres de la formation. Mais ce qui est inédit, c’est qu’elle passe en première position chez quasiment trois quarts des répondants de notre dernière étude. 

Cette évolution importante s’explique par trois phénomènes : 

• la formation se digitalise à vitesse grand V ; 

• le présentiel, très dominant jusqu’à présent, garde encore de la place dans les dispositifs de formation, il ne disparaît pas ; 

• les entreprises cherchent avant tout à optimiser les dispositifs de formation, ce qui se fait facilement en alliant présentiel et distanciel au sein d’un même dispositif de formation.

Quand on regarde de plus près parmi ces entreprises qui privilégient désormais le blended learning, elles estiment que la deuxième modalité la plus utilisée sera la formation 100% distancielle. Devant la formation 100% présentielle !

Cette tendance est directement liée au travail à distance. Or quand on voit que le télétravail s’est installé durablement dans les entreprises, on peut en déduire que ce classement des modalités sera lui aussi durable.

Passons aux modalités de formation en ligne, qui sont multiples et qui coexistent dans les stratégies de formation des entreprises. Voici leur répartition selon notre dernière enquête :

À noter que les participants pouvaient choisir plusieurs modalités

85% Modules e-learning (vidéos et quiz) Ces modules sont majoritairement intégrés dans les entreprises depuis plusieurs années. Ils permettent d’acquérir et de consolider des connaissances (≠ compétences), et la complétion* est faible (5 à 10% en moyenne).

*Complétion : Il s’agit du ratio représentant le nombre d’apprenants ayant terminé la formation sur la base du nombre d’apprenants qui l’ont commencée.

Les modules e-learning sont, sans surprise, la modalité la plus représentée, et devraient le rester ces prochaines années. Pour autant, ces modules répondent rarement à des objectifs de montée en compétence et s’inscrivent généralement dans des politiques d’acculturation et de microlearning.

57% Classes virtuelles Les classes virtuelles étaient déjà une modalité fréquemment utilisée, et leur utilisation en formation a explosé depuis le confinement. Avec un écueil récurrent : des formats souvent descendants, alors qu’ils gagnent à être participatifs et associés à des ressources asynchrones pour un dispositif flexible et efficace.

Attention à la tentation d’une numérisation massive des contenus ou d’une simple transposition du présentiel en classe virtuelle. Il y a un « échec à chaque fois que l’on pense que la médiation des savoirs passe la seule médiatisation technique » (Linard, 1990) 

C’est notamment le cas lorsque des formations en présentiel sont basculées telles quelles en classes virtuelles. Surtout sur plusieurs journées consécutives. Cette pratique est fortement dénoncée pour son inefficacité, et son utilisation abondante pendant le confinement a même généré un nom : la « zoomification des formations » (en référence à Zoom, l’un des célèbres outils de classe virtuelle). Si la classe virtuelle est un formidable outil, en tant que tel ou au sein d’autres dispositifs de formation, elle doit, pour être efficace, reposer sur les principes d’une formation : favoriser les échanges, rendre les participants actifs et laisser de la place à l’accompagnement de chacun. Sinon, la « fatigue cognitive » des apprenants les fera vite décrocher. 

33% SPOC (formations digitales et tutorées) Cette modalité apparue en 2014 continue son ascension, avec une complétion forte (93% en moyenne en 2020 chez Unow). Le SPOC repose sur un accompagnement individuel, de l’apprentissage en groupe et de l’apprentissage par la pratique.

Le format SPOC est notre spécialité chez Unow depuis 2014. C’est un dispositif de formation qui est à la fois efficace et humain. Il s’agit de formations 100% en ligne avec des sessions d’animation qui s’étalent sur 4 à 6 semaines. Ici le digital est utilisé pour faciliter l’alternance entre la situation de formation et la situation de travail, pour que la mise en pratique et la montée en compétence soient liées à la réalité opérationnelle de chaque participant. Ce format est l’équivalent d’une formation présentielle de 2 ou 3 jours. SPOC (formations digitales et tutorées).

Et pour terminer, voici les deux dernières modalités du classement, réservées à des projets souvent plus spécifiques et non adaptables à tous les thèmes de formation :

6% Dispositifs impliquant des nouvelles technologies (Réalité virtuelle, réalité augmentée, objets connectés…) Des dispositifs encore peu utilisés malgré une forte attractivité. Depuis 2017, ils sont perçus comme pertinents sur des projets spécifiques et non sur les formations les plus répandues dans les entreprises.

4% Serious game Après un déclin depuis plusieurs années, souvent pour des motifs budgétaires et un manque de souplesse, les serious game deviennent des projets rares dans les entreprises.

* Nous avons mené une enquête nationale en juin et juillet 2020, auprès de 600 fonctions RH et formation d’entreprises de plus de 250 salariés.