Opti­mi­sa­tion des budgets forma­tion : Engager les collaborateurs et les managers dans la formation

Au-delà des considérations purement financières, l’optimisation du budget formation passe par un axiome simple : la bonne formation, à la bonne personne, au bon moment. Pour assurer le bon emploi des investissements en formation, il est impératif de bien recueillir et qualifier les besoins en amont, et d’engager toutes les équipes dans le choix et le suivi de la formation.

Source : Étude menée par Unow en 2022

Cet article est issu de notre livre blanc « Services forma­tion : quels leviers pour opti­mi­ser votre budget ? ».

Recueillir les besoins des collaborateurs

Selon Centre inffo, 10 % des stagiaires en formation ne sont pas dans la bonne salle de formation : soit le thème ne convient pas, soit le niveau n’est pas le bon, ou encore le timing de la formation qui est mauvais. Par exemple, former quelqu’un à un nouveau métier dans le cadre d’une mobilité, alors que la personne n’a pas encore pris ses fonctions. 

Par ailleurs, d’après une étude menée par Meteojob et Skillup, 50 % des salariés sont insatisfaits de l’accompagnement du service RH à cause de l’effet «  boîte noire » de la formation : ils n’ont aucune nouvelle entre leur demande de formation et la réception de leur convocation. 

“Pour diminuer le coût de la formation, il faut la rendre précieuse.”

À lire aussi : Opti­mi­sa­tion des budgets forma­tion : Ratio­na­li­ser les forma­tions intra et inter

Comment améliorer l’expérience apprenant et l’adéquation entre le besoin et l’action de formation ? Une piste : veiller à bien qualifier et requalifier le besoin, et donner plus de visibilité sur le statut des demandes de formation.

« Plus on est capables d’intervenir en amont sur l’expression de besoin, sa redéfinition d’un point de vue pédagogique, plus vite on sera pertinents et véloces sur l’identification d’un prestataire. À noter qu’un besoin de formation peut évoluer, il faut des points de contact réguliers pour remettre en perspective les besoins qui ont été exprimés. »

Hélène Terrien-Thomas, Directeur du Développement RH – Klesia

Travailler main dans la main avec la Direction

Les besoins de formation portés par la Direction – enjeux stratégiques, transformation… doivent être anticipés pour pouvoir optimiser le budget afférent. Le service formation doit donc être au fait des enjeux de la Direction. Cela passe nécessairement par une communication étroite et efficace avec le Comité de Direction.

« Chez Alstef, nous avons une roadmap co-créée avec le comité de direction pour connaître à l’avance les actions. Je veille à créer un vrai partenariat avec la DRH et avec la Direction de l’entreprise pour identifier les axes stratégiques et pouvoir anticiper les actions de formation nécessaires.  »

Orianne Orlowski, Responsable Formation – Alstef

Communiquer sur les actions de formation

Que la formation soit internalisée ou externalisée, le service formation doit se faire connaître des collaborateurs. En rendant les plus visibles possible les actions de formation disponibles ou à venir, les services penseront à vous solliciter, à vous remonter leurs besoins et vous associer à leurs projets.

À lire aussi : Opti­mi­sa­tion du budget forma­tion : quelles forma­tions inter­na­li­ser ?

« J’envoie des mails “save the date” sur les formations à venir aux managers et aux RH. J’ai très souvent une liste d’attente ! »

Julie Sanchez, Lead Formation – Extia

Au-delà de la communication sur les formations proposées par votre service,  informer les collaborateurs des différents dispositifs existants et de leurs droits permet de développer leur appétence pour la formation, dans une vraie démarche de développement des compétences.

« Stratégiquement, nous avons pris le parti de développer de plus en plus d’actions de communication sur la formation. Nous faisons des focus auprès de nos collaborateurs sur les dispositifs à leur disposition : VAE, CPF… L’ambition est qu’ils soient conscients de ce qui leur est possible de faire. Nous communiquons aussi sur les ressources en ligne et gratuites que nous avons à disposition, qui ne sont pas beaucoup consommées, mais qui méritent d’être mises en lumière, par exemple sur les compétences transverses et soft skills tels que l’intelligence émotionnelle ou la gestion de projet.

Nous avons également créé un support ressource qui récapitule tous nos “best” :  modules, contenus, formations, partenaires… Notre objectif :  que les collaborateurs soient acteurs de la formation. »

Émilie Gommé, Responsable Formation – Orange Bank

Impliquer les managers dans la formation

D’après notre étude parue en 2022, seulement 50 % des entreprises impliquent les managers dans le choix ou la validation des formations de leurs collaborateurs.  Les managers ont encore du mal à prendre part dans la formation de leurs collaborateurs. Manque de temps, difficulté à comprendre comment s’impliquer convenablement… Les raisons sont multiples. Pourtant, beaucoup d’entreprises ont un enjeu d’engagement des salariés vers les dispositifs de formation.

Source : Étude menée par Unow en 2022

Impliquer vos managers n’est plus une option : la complétion des formations – et leur impact pour le collaborateur ! – passent par l’engagement des managers en amont, pendant et même après la formation.

« Nous intégrons la totalité des managers dans les parcours de formation. Avant la formation, nous faisons un court kickoff avec les managers pour expliquer les enjeux, les objectifs, et leur dire ce qu’on attend d’eux. A la fin de la formation, on débriefe tous ensemble (pas plus d’une heure). 

Aujourd’hui, le digital nous permet vraiment d’accéder à l’ensemble des managers. On insiste sur l’importance d’assister aux réunions (en visio), ce n’est pas optionnel. Ceux qui n’excusent pas leur absence, on les appelle avant pour les encourager à venir. On débriefe individuellement ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion. On leur fait comprendre que s’ils ne prennent pas ce temps, ce n’est pas très respectueux pour leurs collaborateurs. »

Paul Guillarme, Directeur de la Formation – Groupe Descours & Cabaud

Découvrez encore plus de témoignages dans notre livre blanc “Comment impliquer les managers dans la formation de leurs collaborateurs ?”