Comment réussir à bien structurer son cahier des charges ?

Constituer son cahier des charges peut vite devenir un sujet qui impressionne et sur lequel vous n’avez pas envie de vous lancer. À l’image de votre projet de Digital Learning, il se co-construit avec l’ensemble des parties prenantes. Votre rôle en tant que chef de projet sera d’en être le garant. Lorsque l’on se lance, on ne sait pas vraiment par où commencer. Nous avons donc voulu vous accompagner dans vos premières réflexions afin que vous puissiez passer à l’action. 

Lors de l’un de nos webinars animé par Philippe Lacroix – fondateur d’IL&DI, et accompagné de Gaël Dizet, fondateur de DG LEARN et ex-Digital Learning Manager chez SFR, nous nous sommes questionnés sur plusieurs points : 

• Comment accompagner ses collaborateurs à penser digital ? 

• Comment constituer un bon cahier des charges avec l’ensemble des parties prenantes ? Et qui sont-elles vraiment ? 

• Que doit-on inclure dans son cahier des charges pour démarrer sereinement un projet ? 

Qu’est-ce qu’un bon cahier des charges ? 

Commençons par une définition relativement simple de ce qu’est un cahier des charges. C’est en réalité l’expression utopique d’un projet. Je m’explique.  Lorsque l’on pense à un projet de formation en Digital Learning, il y a généralement un ou plusieurs objectifs à atteindre. Nous avons même parfois une représentation idéale de ce que serait notre programme de formation demain.  Le cahier des charges est donc là pour représenter et mettre par écrit votre vision du projet. C’est grâce à ce document que les échanges et les réflexions peuvent ainsi commencer. Sans rien de concret, les projets n’avancent jamais vraiment. C’est donc une base indispensable pour toutes les parties prenantes d’un projet de Digital Learning.

Un cahier des charges oui, mais pour qui ? 

Bien entendu, votre cahier des charges et sa feuille de route ne seront pas réservés à votre seul usage. Bien au contraire, il faut pouvoir le diffuser à l’ensemble des personnes impactées de près ou de loin par cette nouvelle formation que vous construisez. Une question se pose alors. Quelle est donc la cible de mon cahier des charges ?  Nous allons voir l’ensemble des personnes qu’il faut garder en tête lorsque l’on rédige un tel document. Gardez en tête que pour chaque cible, le message et les objectifs seront parfois différents.

1) Les commanditaires : cadrer le projet

Vous devez être capable de transporter et donner une vision de ce qui va être fait et de ce qu’il est possible de faire en terme de contenus de formations. Votre rôle, au-delà de l’aspect opérationnel, est aussi de communiquer les bonnes informations aux commanditaires du projet. Il est également important de (re)préciser le contexte de l’entreprise. Il faut donc replacer ses actions dans le chantier global de transformation digital de l’entreprise. 

“On parle d’un cahier des charges pour un projet sur une partie d’une formation lorsqu’il y a déjà eu un existant. Lorsqu’on aborde l’ensemble de la formation, il faut réfléchir au cadrage global du plan de formation et de sa transformation digitale” - Philippe Lacroix, fondateur du cabinet de conseil IL&DI. 

Si l’on se place maintenant dans un cadre plus modeste où il est question de revoir une formation de deux heures, un cahier des charges, même succinct, reste impératif pour donner du contexte et de la valeur au projet. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises n’ont pas, ou peu digitalisé la formation. Dans un cas comme celui-ci, il est alors intéressant de partir d’une feuille blanche afin de créer un contexte global et favorable de Digital Learning adressé à l’ensemble de vos collaborateurs. 

2) Les acteurs du projet : anticiper son déroulement

Le contexte et le contenu sont traités de la même manière que pour les commanditaires du projet. En revanche, c’est sur la profondeur de la réflexion que les éléments diffèrent. Ne perdez jamais de vue l’objectif de la rédaction du cahier des charges ; celui-ci n’est pas fait pour faire plaisir à vos supérieurs, mais surtout pour aligner vos collaborateurs et les parties prenantes vers une seule et même direction. 

Par exemple, il est possible que vos collaborateurs fassent de la résistance au changement. Pourquoi ? Parce que le changement est une forme d’inconnu, et l’inconnu fait peur. On est jamais sûr de ce qu’il va se passer. Votre rôle va être de les convaincre et de les accompagner quant à la manière de travailler. Une bonne conduite du changement est une des clés de succès pour vos projets de Digital Learning. Le cahier des charges vous facilite la tâche en anticipant le déroulement du projet pour que tout le monde puisse avoir une vision claire de ce vers quoi vous souhaitez aller. La présentation du cahier des charges à vos équipes comportera un niveau d’informations plus fin et détaillé que pour vos commanditaires. 

3) Les prestataires : fixer les bases du contrat

Pour démarrer, vos prestataires auront besoin d’un maximum d’informations sur le contexte, les étapes à respecter et les personnes impliquées. Lorsque l’on parle de Digital Learning, l’approche de la formation est très différente. Il y a plus d’autonomie et d’accompagnement des apprenants. L’information ne circule pas seulement dans un sens : tout le monde est détenteur d’un savoir. Sur une formation plus classique, ce ne sont pas des questions que l’on va aborder. 

L’expérience utilisateur et la communication autour du Digital Learning sont également des éléments à prendre en compte car différent pour une formation en présentiel. Ces informations doivent donc être mentionnées pour que ces sujets puissent être traités par des prestataires externes à l’entreprise. 

Nous venons de voir ensemble les trois grandes cibles de notre cahier des charges. La question est maintenant de savoir quelles informations va-t-on concrètement intégrer dans son document. 

Que va-t-on préciser dans son cahier des charges ? 

Il n’y a pas de vérité absolue sur les éléments à mentionner dans son cahier des charges. Il n’y a pas non plus de modèles pré-faits. Chaque projet est unique, avec son propre contexte et ses propres enjeux. Et pourtant, certaines catégories ne doivent pas être oubliées. Réfléchissons ensemble aux différents sujets à traiter. 

• Le contexte de la formation 

• Il doit arriver le plus tôt possible. C’est important de pouvoir positionner votre projet de Digital Learning dans un contexte plus global de l’entreprise. Où en est-elle dans sa transformation digitale ? Comment est perçu le sujet en interne ? Pourquoi mettre en place un tel projet aujourd’hui ?

• Les objectifs de la formation et les processus pédagogiques

• Dans cette partie, nous voulons du concret. Dans la mesure du possible, il faut réussir à quantifier ces objectifs et rentrer dans le détail des évaluations, des validations des acquis et des systèmes de contrôle à mettre en place.

• Les intervenants au projet 

• Il ne faut oublier personne ! Nous avons vu dans la première partie les trois catégories d’intervenants. C’est maintenant le moment d’aller en profondeur. Vous devez faire apparaître les experts, ces personnes prêtes à intervenir dans le cadre de votre formation. L’équipe pédagogique ainsi que toutes les équipes techniques pour la réalisation et la diffusion de la formation doivent apparaître clairement.

• Il est aussi important de refaire un focus sur les collaborateurs que l’on souhaite faire monter en compétences. C’est pour eux que le projet verra le jour. Vous devez donc comprendre qui ils sont, ce qu’ils font au sein de l’entreprise, depuis combien de temps, leurs expériences, leurs disponibilités et leurs envies de formations. Il faut penser les inclure dans votre réflexion en les mettant à contribution sur certains sujets. De cette façon, ils accepteront bien plus facilement le changement dans les modalités et les méthodes de formation.

Avons-nous tout le monde ? 

Et non ! C’est au moment de constituer son cahier des charges qu’il faut réfléchir plus global en se rapprochant des personnes extérieures qui auront un rôle indirect dans le projet. Je pense aux départements communication, commercial, marketing et direction générale. Les conditions de déploiement du projet doivent être optimisées sur toutes les cibles.

L’idée de sponsor est évoquée par Gaëlle Dizet, fondateur du cabinet DG Learn et ex-responsable formation chez SFR. Prenons un exemple pour être plus concret.
“Ma cible de formation représente les équipes commerciales de mon entreprise. Il serait intéressant de pouvoir se rapprocher du Directeur Commercial et le faire devenir sponsor du projet. C’est un jeu d’échec où il faut cartographier ses alliés, prévoir la route pour atteindre ses objectifs et suivre la stratégie fixée. Avoir un sponsor permet de légitimer plus facilement ses propres décisions.”

Enfin, il ne faut pas oublier les managers accompagnants. Ils sont en contact direct avec les collaborateurs apprenants. Convaincre ces managers est un des facteurs de réussite de votre projet. Sans leur soutien, les équipes ne pourront pas aménager leur temps de travail en fonction des contraintes de la formation. L’organisation quotidienne, la flexibilité du temps de travail et le suivi régulier des managers sont autant de sujets à prendre en compte, en amont du projet. C’est donc dans votre intérêt d’identifier, puis de vous rapprocher des ces personnes-là, au plus tôt. 

• Les contraintes et les exigences techniques 
  Sur cette partie, on ne peut pas prendre tous les choix définitifs dès la rédaction du cahier des charges. Il faut savoir rester flexible lorsqu’on parle de digital. Par contre, votre travail consiste aussi à lister toutes les réflexions en cours, même si les questions restent encore sans réponse lors de la mise en place opérationnelle.

• Un exemple. Je n’ai pas encore de plateforme de Digital Learning. C’est un fait, mais cela ne signifie pas qu’il est impossible pour vous de commencer à rédiger votre cahier des charges. Le même schéma peut aussi s’appliquer sur des aspects plus opérationnels : des vidéos sont-elles à prévoir ? Des interviews ? Des lives ? Des animations en motion design durant la formation ?

• Les orientations pédagogiques
  Comment aborder la formation ? Voici la question à laquelle vous devez répondre au sujet de la pédagogie de votre nouvelle offre de formation. Parle-t-on d’informations descendantes dans le cas d’une formation sur la réglementation ? Ou bien collaborative ? Plutôt formelle ou informelle ? Avec des experts internes, ou non ?

• Définition des KPIs
  Quelle que soit l’ampleur du projet, sans indicateurs à mesurer, il n’y a aucun intérêt. À la fin de votre formation, vous êtes capable de constater le delta entre vos objectifs et les résultats opérationnels. 

• Comme dans toute entreprise, on recherche la performance et la rentabilité Et cette performance se calcule. Il y a une dizaine d’années, on parlait en terme de budget et de dépense. Le digital nous permet d’obtenir facilement de la data. Grâce à la récupération de toutes ces données, nous sommes maintenant capables de mesurer l’impact et l’efficacité d’une formation. Le retour sur investissement de vos actions est désormais quantifiable. C’est un atout de taille lorsque vous souhaitez proposer de nouveaux projets dans la continuité de vos précédents succès. « Former, c’est bien, mais si cela n’a pas d’impact, la formation ne sert à rien puisqu’elle ne rapporte rien » – Philippe Lacroix, fondateur du cabinet de conseil IL&DI.
  Ces critères et ces indicateurs peuvent être construits avec vos n+1 et managers pour permettre à tout le monde de viser la même direction.

• Budgets et délais
  Cela parait évident, mais il est bon de le préciser. C’est dans un cahier des charges que les budgets et les délais de réalisation trouvent leur place. Pour terminer sur les spécifications, il n’est pas forcément nécessaire de rentrer dans le détail de chaque scénario de formation. Ces sujets peuvent être traités dans un second temps, dans un document annexe, une fois le cahier des charges validés. 

Les scénarios devront être le plus précis possible lorsqu’ils seront partagés pour éviter les écarts de vision entre le commanditaire et les parties prenantes. 

Ce qu’il faut retenir
Constituer son cahier des charges demande du temps et de l’engagement. C’est une construction collective d’un projet plus global de Digital Learning. Il faut donc prendre le temps de réfléchir, avant de le partager à l’ensemble des parties prenantes : du commanditaire aux apprenants en passant par les prestataires. Bien qu’il n’y ait pas de règles formelles de présenter pour un cahier des charges, nous avons vu que certaines parties ne doivent pas être oubliées.
Le Digital Learning évolue sans cesse, de nouvelles méthodes arrivent chaque année. Vous ne pourrez jamais tout couvrir dans votre cahier des charges. C’est aussi un atout vous permettant de garder une certaine flexibilité dans vos actions et prises de décisions.
Certaines questions resteront sans réponse sur les premières étapes du projet, mais ce n’est pas grave. Votre cahier des charges vous permettra de garder un cap et un objectif, tout en vous permettant de faire quelques écarts de temps en temps.