Comment mettre en place un référentiel de compétences dans son entreprise ?

Outil clé pour piloter les stratégies RH en interne, le référentiel de compétences permet de faciliter et de structurer la gestion des compétences à toutes les échelles. Parfois difficile à appréhender, il sert pourtant à faire le lien entre la base de compétences présente dans l’entreprise et sa stratégie globale. Pourquoi créer un référentiel de compétences dans votre entreprise ? Comment peut-il vous aider à exécuter une bonne gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ? Comment le construire ? Quelles sont les étapes clés ? Retrouvez tout ce qu’il faut savoir sur le référentiel de compétences dans cet article.

Référentiel de compétences : définition

Le référentiel de compétences correspond au document regroupant l’ensemble des compétences nécessaires à la bonne exécution d’un emploi. Présent dans la palette d’outils disponibles pour les managers, cette liste intègre les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être exigés pour exercer un emploi.

Les savoirs

Il s’agit des connaissances théoriques acquises durant les années d’études ou de formation, tels que les langues étrangères, les outils de comptabilité, le code informatique, la culture générale, etc…

Les savoir-faire

Il est question des connaissances techniques et/ou opérationnelles acquises grâce à l’expérience et la pratique du métier. On souligne donc ici l’aptitude à travailler avec des méthodes ou des outils liés à une activité professionnelle. Par exemple, monter un échafaudage, maîtriser un logiciel de retouche photo, élaborer un budget marketing, etc…

Les savoir-être 

Il s’agit des connaissances et compétences propres à la personne, aussi appelées les soft skills en anglais (compétences comportementales ou relationnelles). Ils représentent toutes les manières d’agir et les capacités relationnelles utiles pour interagir dans un contexte professionnel. On peut citer par exemple la capacité d’adaptation, sens de l’initiative, capacité de raisonnement analytique, gestion du stress, capacité d’écoute, etc…

En fonction des métiers et des besoins de l’entreprise, il est même possible de construire des référentiels de compétences transversaux. Dans ce cas de figure, l’objectif est de réunir les métiers non plus par fonction, mais par compétences nécessaires à leur bonne exécution.

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Différence entre référentiel de compétences et fiche de poste

A noter : ne confondez pas le référentiel de compétences et la fiche de poste. Le premier sert à cartographier des connaissances et des savoirs indispensables à la bonne tenue d’une fonction ou d’un ensemble de métier. La fiche de poste, elle, concerne uniquement les informations relatives au poste (son intitulé, le statut, le temps de travail associé, les relations hiérarchiques et fonctionnelles du poste, les missions et les activités du poste, ou encore les moyens alloués).

Référentiel de compétences et GPEC

Pierre angulaire d’une stratégie RH efficace, le référentiel de compétences permet de mesurer le niveau de chaque salarié·e sur ces mêmes compétences. Ainsi, l’entreprise peut facilement mettre en place une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) afin de vérifier que les collaboratrices et collaborateurs en poste sont aptes à bien effectuer leur métier. De cette manière, elle pourra non seulement identifier de potentiels talents, mais elle pourra également mettre en œuvre les actions de formation ou de recrutement nécessaires pour combler les manques en matière de connaissances et de compétences.

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Pourquoi créer un référentiel de compétences dans votre entreprise ?

Bien que non obligatoire, il est fortement conseillé de se munir d’un tel référentiel afin de faciliter leurs décisions stratégiques ainsi que la gestion du capital humain. 

Pour mieux recruter

En effet, à partir du référentiel de compétences, le service des ressources humaines sera en mesure de rédiger et/ou de compléter les outils RH suivants :

• Réaliser les entretiens annuels et d’évaluation

• Définir les fiches de poste

• Relever des mobilités internes

• Étudier les profils de candidature

• Construire une politique salariale 

Pour la mobilité interne

De nombreuses études pointent l’aspérité de plus en plus grandissante des salarié·es à davantage de flexibilité autant qu’à des évolutions de carrière fréquentes et rapides. En cela, le référentiel de compétences représente un atout majeur pour les dirigeants comme pour les salarié·es.

Ces derniers ont la possibilité de découvrir de nouveaux emplois pour lesquels ils pourraient postuler (voire changer d’orientation professionnelle) sans pour autant devoir quitter l’entreprise.

Pour identifier les besoins de formation

Par sa nature même, le référentiel de compétences doit évidemment préciser un degré de maîtrise. Pour ce faire, il est nécessaire d’observer et de mesurer des indicateurs d’évaluation définis et connus pour évaluer l’écart entre les compétences requises et celles appliquées. En cas de maîtrise insuffisantes, l’employé·e pourra bénéficier d’un programme de formation afin de développer ses compétences. Ainsi, l’organisation du travail au sein de l’entreprise sera alignée avec le plan de développement des compétences ou le plan de formation.

Pour améliorer la satisfaction des collaborateurs

Grâce à cet outil, il devient plus clair pour les employé·es d’appréhender les compétences professionnelles attendues. In fine, ils cherchent sans doute à parfaire leurs savoirs via des formations leur permettant de se projeter dans leur employabilité et leur évolution de carrière.

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Comment faire un référentiel de compétences ?

Au sein des grandes entreprises, le département de gestion des carrières est généralement en charge de l’élaboration du référentiel de compétences. Dans les plus petites structures, le service RH s’y attèle et doit communiquer ce document écrit auprès des managers ou des partenaires sociaux. Découvrez les 6 étapes clés pour le construire :

Étape 1 : définir l’objectif du référentiel de compétences, son périmètre et le groupe de travail

Premièrement, vous devez établir la fiche d’identité du référentiel de compétences :

• personne en charge de ce document

• qui y a accès

• qui le met à jour

• …

Il importe ensuite de constituer des groupes de travail rassemblant employé·es, managers et services RH pour échanger et s’assurer de couvrir les besoins clés nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. 

Important : veillez à impliquer l’ensemble de la hiérarchie dans ces groupes de travail, les managers et/ou directeurs n’ayant pas toujours tous les tenants et aboutissants de la complexité de certains métiers. Attention toutefois, construire un référentiel de compétences nécessite d’importants investissements en temps et en ressources.

Étape 2 : recenser et valider les principaux métiers de l’entreprise

Pour avoir à la fois une vision complète mais aussi recenser certaines expertises, il convient donc de créer des groupes de travail relativement hétérogènes. En effet, toutes les compétences et connaissances n’auront pas la même importance. Ainsi, il faudra définir les compétences indispensables à la bonne tenue du poste et les niveaux requis, les compétences souhaitables et leur niveau requis ainsi que les compétences annexes et leur niveau.

Pour faciliter votre listing, vous pouvez par exemple établir les métiers selon :

• Les compétences techniques ;

• Les connaissances théoriques ;

• Les savoir-être.

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Définissez alors les fonctions primordiales, de second niveau et enfin celles dont vous pouvez vous passer de référencer car non indispensables.

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Étape 3 : identifier les compétences liées aux métiers

Élaborer un bon référentiel dépend essentiellement de l’identification précise des compétences-clés. L’intérêt à cette étape est de dresser les pratiques et aptitudes des activités à valeur ajoutée. Dans le cas contraire, il perdra son efficacité quant à sa mission de pilotage stratégique d’entreprise et de la gestion du capital humain. En utilisant le procédé du mind mapping, vous pouvez ainsi différencier :

• Les compétences opérationnelles ;

• Les compétences managériales ;

• Les compétences générales.

Étape 4 : classer et hiérarchiser ces compétences pour chaque métier

L’objectif est ici de regrouper les compétences par types en indiquant pour chacune les exigences des différents niveaux et selon les objectifs, les niveaux attendus. Afin d’analyser le degré de maîtrise d’une compétence, il est recommandé de se baser sur un système de niveau, préalablement défini par le groupe de travail. 

Par exemple, pour la maîtrise de l’organisation d’un événement, vous pouvez appliquer :

• Niveau 1 : gérer un projet court-terme

• Niveau 2 : gérer un projet avec une enveloppe budgétaire et différents prestataires externes

• Niveau 3 : gérer un projet de grande envergure avec la responsabilité d’une équipe

• Niveau 4 : manager différents projets événementiels en simultané

Chaque niveau peut être apprécié comme suffisant, insuffisant, etc. au regard des exigences requises du métier en question. 

De même, le positionnement sur un ensemble de niveaux peut qualifier un profil de « junior » ou de "senior" sur un poste.

Étape 5 : construire le tableau de référentiel des compétences

Lorsque vous avez rassemblé l’ensemble des données, couchez-les sur papier dans un document aéré et simple à parcourir. Plus celui-ci sera agréable à lire, plus il sera utilisé par les salarié·es et les services RH. Un tableau à double entrée est parfaitement adapté, avec la possibilité d’ajouter des annotations et commentaires si besoin. Vous obtenez ainsi une cartographie des compétences requises.

Le référentiel de compétences peut notamment être directement construit dans un outil de GPEC. Sa maintenance est alors plus flexible et moins chronophage que celle d’un fichier Excel. 

Étape 6 : valider le référentiel de compétences avec sa hiérarchie

Après validation du chef de projet (manager RH ou dirigeant), partagez et communiquez ce document à toutes les équipes en interne. Idéalement, le référentiel de compétences est stocké dans un dossier sécurisé, disponible partout et tout le temps. Intégrez-le également dans les fiches de poste et les grilles d’entretien. 

Rappelez-vous néanmoins qu’il est amené à être ajusté et complété assez régulièrement, notamment pour les métiers dont les compétences évoluent rapidement (nouveaux métiers du digital, métiers techniques, …)

Exemple de référentiel de compétences

Voici quelques exemples de référentiel de compétences que l’on peut trouver sur différents sites :

Source : Manager-go.com

Source : MouviTal’

Quelques bonnes pratiques pour créer un référentiel de compétences

Prioriser : commencer par les fonctions essentielles

Utilisez des jauges de niveaux afin d’indiquer le degré de maîtrise requis pour chaque compétence recensée. Ils permettent notamment d’établir des points de référence pour construire des indicateurs d’évaluation solides, puis d’être capable de mesurer leur atteinte.

Mettre à jour régulièrement

Autre point à ne pas négliger, la fréquence de mise à jour du référentiel de compétences. Dans un monde où les emplois et compétences évoluent sans cesse, vous êtes dans l’obligation de rester au fait, au risque de vous baser sur un référentiel obsolète. Il est conseillé de challenger régulièrement les différents référentiels et d’y apporter les rectifications nécessaires.

Différence entre référentiel de compétences et cartographie des compétences

Termes relativement proches, le référentiel et la cartographie des compétences divergent quelque peu. La cartographie permet de visualiser les données via une vision granulaire sur les expertises de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs, indépendamment du poste qu’ils occupent dans l’entreprise. Ces deux outils sont donc complémentaires ; le référentiel permet de construire la cartographie des compétences.

Conclusion

Mettre en place un référentiel des compétences s’inscrit dans une démarche de longue durée, permettant de structurer correctement l’organisation interne grâce au plan de développement des compétences. Il reste l’outil indispensable pour  identifier les besoins en compétences de vos collaborateurs, sur différents métiers de l’entreprise. Véritable atout pour le responsable formation (qui pourra proposer des parcours de formation), il l’est tout autant pour les employé·es qui peuvent le consulter et connaître leurs axes de progression principaux. Cependant, c’est une démarche complexe et chronophage, plus adaptée aux entreprises avec des métiers qui évoluent peu dans le temps.