Cahier des charges : pourquoi est-il impératif pour la bonne conduite de vos projets ?

Dans un précédent article, nous sommes revenus sur la nécessité de rédiger un cahier des charges pour un projet de Digital Learning. Lorsque nous abordons la question du digital, l’association entre nouvelles technologies et projets flexibles est vite arrivée.  

Or, être agile dans la conduite de ses projets ne se résume pas à une culture de l’oral. Des supports doivent être créés pour être ensuite discutés, partagés et validés par l’ensemble des parties prenantes du projet.  Nous allons donc envisager les scénarios et les risques qu’il peut y avoir lorsqu’un projet démarre sans aucun écrits, ni cahier des charges.

Pourquoi constituer un cahier des charges si je n’ai pas de prestataires de formation ? 

La notion de prestataires peut très bien s’appliquer aussi en interne. Même si vous n’avez pas besoin de faire appel à un prestataire externe, vous aurez besoin de coordonner une ou plusieurs équipes au sein même de l’entreprise.  Comment allez-vous réussir à communiquer le même niveau d’informations et la bonne répartition des rôles, sans feuille de route précise ? Il faut donc voir ce cahier des charges comme un outil indispensable tant pour le cadrage, que le pilotage du projet. Il permettra ainsi aux différentes équipes de connaître le contexte général, les interlocuteurs, mais aussi leur périmètre d’actions et les deadlines associées. 

Projet agile : peut-on cadrer le projet au fil de l’eau ? 

L’agilité est une méthode bien particulière pour mener à bien un projet. Les cycles de recherche et développement sont très courts avec une conduite bien cadrée. La liberté d’action se retrouve durant les phases de développement.  En revanche, le développement et le déploiement du projet sont très structurés. C’est un des rôles fondamentaux du cahier des charges : donner une ligne directrice et un cap à atteindre à l’issue du projet. 

Chacune des parties prenantes est généralement experte dans son métier. Elles détiennent toutes une partie du savoir et des bonnes pratiques pour mener à bien un chantier de Digital Learning. Un document écrit vous permet alors de prendre en compte l’ensemble de leurs remarques pour co-construire les fondations de votre projet.  Sans un document structuré, vous prenez ainsi de gros risques sur le résultat. La réflexion en amont et la définition des étapes à franchir permettent d’augmenter vos chances de succès. 

Sans cahier des charges, un projet peut-il se terminer ? 

Lorsque vous réfléchissez à la structure de votre document, une des parties à ne pas négliger concerne les différents jalons et deadlines pour chaque action. Sans cette précision, chaque équipe restera dans l’incertitude, sans savoir à quel moment démarrer. Les choses se compliquent alors lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes, dont certaines tâches de l’équipe B dépendent des actions de l’équipe A. Lorsqu’il va falloir rassembler l’ensemble des contenus sur une plateforme de formation, vous serez alors dans l’incapacité de fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif commun. 

En revanche, il peut très bien arriver que vous ne sachiez pas construire un cahier des charges. Il est alors tout à fait possible d’être accompagné par un prestataire pour commencer sa rédaction. La réflexion est commune et permet d’avancer par itérations successives jusqu’à avoir une version partagée et validée avec l’ensemble des parties inhérentes au projet. 

Ce qu’il faut retenir
Le risque 0 n’existe pas ! Décider de ne pas rédiger un cahier des charges, c’est aussi faire le choix de prendre tous les risques. Sans ce document, votre projet a 99% de chance de ne jamais voir le jour, puisque vous n’aurez :
– aucune validation de vos commanditaires ;
– pas de cible(s), ni d’objectif ;
– aucune équipe sur laquelle compter.
Retenez une chose : le cahier des charges est votre socle de réflexion autour d’un projet commun. La rigueur et la liberté d’action vous permettront d’être créatif en temps voulu.