A votre avis, faut-il un cahier des charges en digital learning ?

Quand on parle de Digital Learning, on évoque souvent la notion de dispositif complet de formation, qui peut être constitué d’un parcours mixte, composé de contenus standards, eux-même complétés, ou pas par des contenus sur mesure, et bien sûr de l’accompagnement. Il peut également arriver que ce dispositif nécessite l’utilisation de nouveaux outils ou technologies.

Un projet de Digital Learning peut aussi tout simplement s’apparenter à la mise à disposition de contenus sur étagère : c’est à dire un module complet, prêt à l’emploi, comme des MOOCs ou des modules e-Learning.

Selon la richesse et la complexité du projet, mais aussi le niveau de maturité en Digital Learning, il peut être important et utile de définir un cahier des charges, ou pas !

Définition du cahier des charges : les critères à prendre en compte avant de décider

Alors quels sont les critères à prendre en compte pour décider ou non de définir un cahier des charges ?

Premier critère, si votre projet Digital Learning fait intervenir un prestataire externe, il est préférable de rédiger un cahier des charges (même succinct) pour décrire votre besoin. A partir du cahier des charges, le prestataire pourra vous proposer la réponse qui lui semble la plus adaptée.

Mais il peut être également nécessaire de définir un cahier des charges, même si vous n’avez pas besoin de faire appel à un prestataire extérieur. Il s’agit du deuxième critère : rédiger un cahier des charges si votre projet nécessite de coordonner plusieurs équipes au sein de votre entreprise. 

Par exemple, vous pouvez avoir besoin :

• du support de la DSI pour déployer un nouvel outil, 

• de la communication interne pour annoncer le lancement de la formation,

• ou encore d’experts pour bâtir le programme. 

Dans tous ces cas de figure, le cahier des charges vous permettra de clarifier votre projet, et vous aidera à le piloter.

Cahier des charges en digital learning : les éléments à définir

Le sujet n’est pas de vous expliquer comment gérer un projet de façon générale, mais de mettre l’accent sur les quelques points qui sont importants dans un projet de Digital Learning.

Le plus essentiel : il ne faut pas contraindre le projet par une exigence excessive sur le respect du scénario pédagogique. En effet, entre la représentation théorique idéale de la formation décrite dans le scénario et la réalité découverte lors des premiers tests, il est important de pouvoir se remettre en cause si cela va dans le sens d’une meilleure efficacité pédagogique. Pour le reste, il est important de décrire les différentes tâches, et surtout leur dépendance et leur enchaînement afin de pouvoir rapidement identifier les tâches critiques qui pourraient retarder l’ensemble du projet.

Un dernier conseil ?  Les aspects techniques doivent être clairement listés et décrits dans le cahier des charges, afin d’éviter les mauvaises surprises de dernière minute lors du déploiement.

Ce qu’il faut retenir

C’est donc de la responsabilité du Digital Learning Manager ou du chef de projet de choisir s’il faut rédiger le cahier des charges d’un dispositif de Digital Learning. Sachant qu’il est préférable d’en faire un, même simple, plutôt que de devoir par la suite piloter le projet "à vue” sans repères.