Depuis le 15 avril 2021, Unow est certifié Qualiopi. C’est une excellente nouvelle qui conforte notre approche qualité, et qui permet de se projeter sereinement dans l’avenir.

Mais c’est quoi Qualiopi au fait ?

Qualiopi est une exigence qualité issue de la réforme du 5 septembre 2018. Ce système se substitue au décret n° 2015–790 du 30 juin 2015 qui avait conduit à la création du Datadock.

En clair, tout organisme de formation qui souhaite bénéficier de fonds publics (OPCO, Pôle emploi …) dans le cadre de son activité doit bénéficier de la certification qualité Qualiopi. Celle-ci est délivrée par un organisme certificateur reconnu par le Comité français d’accréditation (COFRAC).

Que certifie Qualiopi ?

Qualiopi permet d’attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC), qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions de VAE ou d’actions de formation par apprentissage.

On est donc bien au-delà de la simple analyse documentaire qui prévalait avec Datadock. Il s’agit désormais d’étudier la chaîne de création et de mise en œuvre d’une action de formation, avec le regard professionnel de l’auditeur. 

Comment franchir le pas de la certification ?

Y aller ou non ?

Aller vers la certification Qualiopi ne coule pas forcément de source. En effet, il ne s’agit pas d’une obligation générale pour les prestataires, mais simplement de la voie d’accès aux sources de financement public. 

Ainsi, les prestataires travaillant systématiquement en sous-traitance ou travaillant en direct avec des sociétés qui règlent sur leurs fonds propres ne sont pas obligés de souscrire à cette démarche.

Pour Unow, la question ne s’est pas vraiment posée, car nous travaillons énormément avec les OPCO et participons à des appels d’offres publics. C’était également un moyen de garantir notre professionnalisme à nos clients, même si par ailleurs nous sommes engagés sur d’autres démarches qualité via l’e-Afaq d’AFNOR et référençable sur Datadock.

Le choix du certificateur 

C’est une des particularités de la certification. Elle est basée sur un référentiel unique, mais délivrée par plusieurs certificateurs accrédités par le COFRAC, l’instance française de référence sur le sujet. Aujourd’hui, 28 certificateurs font partie des heureux élus. Difficile de savoir vers qui se tourner…

Pour faire notre choix, nous avons envisagé ce process comme une prestation classique. Les 4 éléments qui ont motivé notre décision ont été les suivants :

1. La renommée de l’organisme

2. L’information et le conseil apporté

3. La réactivité 

4. Le coût 

Ainsi, nous avons fait le choix d’AFNOR, un acteur majeur du système de certification en France.

Comment préparer l’audit ?

Il n’y a pas de formule miracle. Tout dépend de l’existant et de l’historique de chaque organisation. Voici les éléments que nous avons mis en place chez Unow pour préparer l’audit.

Petite précision : nous détenons la certification e-Afaq de l’AFNOR qui est reconnue par l’ancienne liste du CNEFOP. À ce titre, nous n’étions pas audités sur certains indicateurs du référentiel. 

1. Inventaire de l’existant

Nous avons réuni les personnes couvrant l’ensemble des activités concernées par le référentiel : ingénierie pédagogique, RH, marketing, fonctions commerciales…

Nous avons ensuite déroulé chaque indicateur, même ceux sur lesquels nous n’étions pas audités. L’idée : associer une couleur à chacun d’entre eux en comparant le référentiel à nos pratiques.

• VERT : L’indicateur ne pose pas de problème, il est documenté et intégré dans les pratiques de l’organisation.
• ORANGE : L’indicateur comporte une petite zone de risques, car il n’y a pas assez d’éléments pour répondre complètement au référentiel.
• ROUGE : Il y a clairement un manque ou l’absence totale d’éléments. La non-conformité guette !

2. Plan d’action

Une fois les indicateurs critiques isolés (oranges et rouges), nous sommes passés à l’action. Aussi, nous avons associé à chaque action :

• un ou plusieurs livrables (documents, mise à jour, création de processus, réalisation d’une formation ou d’une sensibilisation idoine…)

• un responsable de l’action

• une date de livraison

3. Pilotage et validation

Nous avons désigné un responsable du pilotage de la démarche qui a supervisé la livraison dans les délais et qui était le référent technique en cas de question sur un des indicateurs. Il a validé la bonne conduite du plan d’action global.

L’objectif était clairement d’éviter toute non-conformité majeure qui aurait empêché la délivrance de la certification.

Comment se déroule un audit Qualiopi ?

Notre audit s’est déroulé sur une journée et demie, notre périmètre de certification ne concernant que la catégorie “actions de formations”.

Nous avons organisé un roulement d’entretiens avec l’auditeur en fonction du plan d’audit qui nous avait été transmis en amont. En tout, une petite dizaine de salariés ont participé à cet exercice.

Au-delà de l’ambiance particulière liée à la distanciation sociale dans la salle prévue à cet effet, ce moment fut particulièrement intéressant. Ce que j’en retiens :

• L’auditeur avait une posture bienveillante cherchant à comprendre notre écosystème plutôt qu’essayant de faire rentrer des ronds dans des carrés.

• Des pistes d’amélioration intéressantes ont été soulevées par l’auditeur.

Qualiopi : et après ?

Ce qui est vraiment marquant dans la démarche Qualiopi, c’est son côté structurant. En effet, nous faisons beaucoup de choses de manière machinale, sans les interroger. Se référer à des éléments de preuve très concrets nous interroge sur la valeur que nous créons et que nous délivrons à nos clients. 

Nous avons pu nous apercevoir que sur certains aspects, nous étions déjà bien au-delà des exigences qualité, et que sur d’autres, nous pouvons encore nous améliorer. Si la perfection n’est pas de ce monde, l’exigence que nous mettons chaque jour pour améliorer l’expérience formation de nos stagiaires est récompensée avec cette certification Qualiopi. Mais ce n’est pas une finalité en soi. Notre travail continue. 

La route de l’amélioration continue est sans fin !